Dokumen Administrasi Untuk Usaha

 

A.    Dokumen Administrasi Surat Untuk Usaha

Administrasi dokumen dalam bentuk surat perlu dipelajari, terutama surat yang menyangkut kegiatan sebuah usaha. Dalam operasional sebuah usaha tentu pasti akan ada surat masuk ataupun surat keluar. Surat sendiri memiliki fungsi penting sebagai salah satu media komunikasi tertulis yang menyampaikan informasi dari pihak satu kepada pihak lainnya. Selain itu surat juga berfungsi sebagai alat pengingat serta bukti tertulis yang dapat dijadikan sebagai nilai historis. Berikut ini adalah jenis surat-surat niaga:

1)      Surat perkenalan (surat niaga yang menjadi media promosi untuk memperkenalkan hasil produk usaha.

2)      Surat penawaran (merupakan surat yang diterbitkan untu menawarkan barang yang dijual)

3)      Surat permintaan penawaran (merupakan surat yang dikirim oleh calon pembeli yang diajukan kepada penjual untu meminta penjual menawarkan produknya)

4)      Surat pesanan (surat yang diterbitkan oleh pembeli kepada penjual untu keperluan memesan atau meminta barang atau jasa yang hendak dibeli, bisa juga dilakukan oleh penjual terhadap pemasoknya)

5)      Surat konfirmasi pesanan (merupakan surat tanggapan atas surat pesanan, surat ini dikirimkan oleh penjual kepada pembeli atas pesanannya yang berisi detail barang pesanan dll)

6)      Surat pemberitahuan pengiriman (surat yang berisi pemberitahuan penjual kepada pembeli bahwa barang yang telah disepakati telah siap dikirim)

7)      Surat pengaduan (surat yang berisi komplain pembeli terhadap penjual apabila ada ketidak sesuaian barang)

8)      Surat penagihan (surat yang dibuat untuk menagih utang yang telah jatuh tempo)

 

B.     Dokumen Administrasi Laporan untuk Usaha

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Laoran sendiri berfungsi untuk bahan pertanggung jawaban, alat menyampaikan informasi serta bisa juga sebagai alat pengawasan dan penilaian terhadap sebuah usaha. Berikut ini adalah jenis-jenis laporan:

1)      Berdasarkan waktu :

·         Laporan berkal/ periodik (laporan yang dibuat secara rutin)

·         Laporan insidental (laporan yang dibuat apabila ada kejadian insidental)

2)      Berdasarkan bentuk:

·         Laporan berbentuk surat

·         Laporan berbentuk naskah

·         Laporan berbentuk memo

3)      Berdasarkan penyampaikan

·         Laporan lisan

·         Laporan tertulis

·         Laporan visual

4)      Berdasarkan sifat

·         Laporan biasa (laporan yang isinya umum)

·         Laporan penting (laporan yang berisi informasi penting dan rahasia)

5)      Berdasarkan isinya

·         Laporan informatif (laporan yang hanya berisi informasi)

·         Laporan rekomendasi (berisi penilaian sekilas tanpa adanya pembahasana lebih lanjut)

·         Laporan analisis (laporan yang berisi analisa secara mendalam)

·         Laporan kelayakan (laporan yang berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik)

·         Laporan pertanggungjawaban (laporan berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok atas tugas yang dilakukannya).